Dos and Don’ts: Der Umgang mit einer Firmenkreditkarte

Was der eine für eine Selbstverständlichkeit hält, ist für den anderen vielleicht ein No-Go. Das trifft auf alle Lebenslagen zu und ist beim Umgang mit Firmenkreditkarten nicht anders. Die meisten Firmen, die Corporate Cards oder Business Cards einsetzen, haben ein Regelwerk oder einen Codex für den verantwortungsvollen Umgang mit den Karten.

Sollten Sie sich als Nutzer nicht ganz sicher sein, was in Ordnung geht oder was Sie besser nicht tun sollten, können Sie sich an unserer Aufstellung von Dos and Don‘ts ein wenig orientieren.

Unternehmen und Behörden, die über einen neuen Codex nachdenken, dürfen unsere Anregungen gerne auch als Ideengeber verstehen und frei verwenden.

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Dos and Don’ts in Stichworten

Upgrades

für Mietwagen, Hotelzimmer oder höhere Klassen im Flieger/Zug. Diese Extras dienen nur der Person, nicht aber dem Geschäft. Daher lieber verzichten oder selbst bezahlen.

Nachtanken bei Mietwagen

Muss die Mietwagenfirma aktiv werden, da der Wagen nicht vollgetankt zurückgegeben wurde, fallen sehr hohe Spritkosten an. Zumindest das Mehr an Kosten wäre dann in aller Regel vom Kartennutzer selbst zu tragen.

Pay-TV oder Online-Streaming Kosten im Hotel

sind selbstredend nicht mit der Firmenkreditkarte zu bezahlen.

Große Geschäftsessen mit Kollegen

Laden Sie Ihre Kollegen besser nicht mit der Corporate Card zum Essen ein, sondern nur Kunden bzw. potentielle Kunden.

Kosten für die Übernachtung,

wenn sie ein definiertes Limit übersteigen oder bei Häusern anfallen, die nicht auf einer eventuellen Kooperationspartner-Liste stehen, müssen nicht sein. Planen Sie rechtzeitig, tätigenn Sie keine Buchungen auf den letzten Drücker und vermeiden Sie so unnötig hohe Ausgaben.

Trinkgelder

… sind ein heikles Thema und müssen in der Organisation besprochen werden. Alternativ gehen Sie auf Nummer-Sicher, wenn Sie die Rechnung mit der Karte bezahlen und das Trinkgeld aus eigener Tasche bar dazu geben.

Bargeldabhebungen

sind ebenfalls ein schwieriger Punkt, da es oft schwer oder recht aufwändig wird, die bar bezahlten Positionen zu erklären und zu belegen. Außerdem erhöhen diese Positionen der Verwaltungsaufwand erheblich, da sie naturgemäß nicht digital erfasst werden.

Verpflegung an Flughäfen

bei Transitflügen wird in aller Regel als Geschäftsausgabe betrachtet. Eine Maniküre, eine Massage oder das Souvenir vom Duty Free Shop eher nicht.

Verstauen Sie die Firmenkreditkarte sicher

zuhause oder im Büro, wenn Sie sie nicht brauchen. Die Corporate Card permanent dabei zu haben, kann sich als permanente Versuchung entpuppen.

Gibt es extra Boni

bei Nutzung der Corporate Cards, wie zum Beispiel Punkte, Sachprämien oder Flugmeilen, sehen viele Unternehmen diese Extras als zusätzliches Dankeschön an ihre Mitarbeiter oder nutzen sie für andere Zwecke. Gleichzeitig verursachen solche Bonusprogramme aber auch immer etwas mehr an Verwaltungsaufwand, sodass nicht wenige Unternehmen sich für Firmenkreditkarten entscheiden, die völlig ohne Bonusprogramme funktionieren. Es muss in jedem Fall klar geregelt werden, ob der Nutzer einer Firmenkreditkarte solche Boni akzeptieren darf und wenn ja, in welchem Umfang.

Quittungen

sind nach wie vor ein manchmal leidiges aber dennoch unverzichtbares Instrument für die korrekte Abrechnung. Keine Buchung ohne Beleg, lautet das Motto. Gesammelte Belege unterstreichen außerdem, dass keine anderen Geschäfte getätigt wurden als solche, die der Organisation von Nutzen sind.

Eine Firmenkreditkarte ist mehr als nur ein Betriebsmittel,

sie kann durchaus als Privileg verstanden werden. Dieses zu missbrauchen führt zu sehr folgenreichen Konsequenzen. Angefangen bei unangenehmen Gesprächen, bis hin zum Vertrauensverlust, einer beruflichen Trennung und in diesem Fall meist zu Schadenersatzansprüchen. Unser Tipp: Lesen Sie sehr sorgfältig die Organisationsrichtlinien und behalten Sie unsere Tipps im Hinterkopf. So sind Sie auf der sicheren Seite und können die Vorteile einer Firmenkreditkarte ohne Bedenken genießen.

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