FAQs zum Thema Corporate Cards

Firmenkreditkarten, die für größere Unternehmen, Non-Profit Organisationen oder Behörden ausgestellt werden, heißen im Fachjargon Corporate Cards. Die jeweilige Organisation geht einen Rahmenvertrag mit einer Kreditkartengesellschaft ein und lässt auf ihren Namen und die Namen der jeweiligen Mitarbeiter, beliebig viele Corporate Cards ausstellen.

Neben der reinen Bezahl-Funktion, bieten Corporate Cards eine ganze Reihe von Mehrwerten, die für die jeweilige Organisation durchaus lohnenswert sind. Natürlich kommen bei einem solchen Leistungsspektrum Fragen auf, die wir hier teilweise beantworten.

Im Mai 2014 haben wir zum Thema Corporate Cards den ersten großen Vergleich ausgearbeitet, der verschiedene Corporate Cards genau unter die Lupe nimmt. Wir haben dabei weit über 100 verschiedene Einzelaspekte in 8 Kategorien beleuchtet und bewertet. Diesen Vergleich haben wir nunmehr in jährlichen Updates weiter verbessert.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Firmenkreditkarte für Sie die richtige ist, empfehlen wir unsere Vergleiche von Business Cards und Corporate Cards. Sie sehen hier schnell und übersichtlich die wichtigsten Merkmale gegenübergestellt.

Unsere FAQs zum Thema Corporate Cards

Welche Besonderheiten gilt es beim Ausnutzen von Bonusprogrammen zu beachten?

Sollen schlussendlich die Vorteile von Bonusprogrammen genutzt werden, stellen sich ein paar wichtige Fragen: Wem sollten z.B. Bonusmeilen zukommen? Sollten die diversen Extras für die Mitarbeitermotivation eingesetzt werden? Wie sehen die steuerrechtlichen Konsequenzen aus? Gibt es andere Punkte, die für oder wider den Einsatz von Bonusprogrammen durch Firmenkreditkarten sprechen? Die Antworten dazu werden sicherlich von Fall zu Fall verschieden aussehen.

Wer bezahlt in der Regel die monatliche Rechnung?

RPMG Research Corp und Citi commercial cards fanden in Umfragen heraus, dass mehr als 2/3 der Unternehmen die Option der Unternehmenshaftung wählen. Das bedeutet, dass die offenen Posten aller jeweiligen Firmenkreditkarten über ein Konto der Organisation beglichen werden.

Wo ist der Unterschied zwischen einer privaten Kreditkarte und einer Firmenkreditkarte?

Corporate Cards werden über eine Organisation für mehrere Personen erstellt und über ein Konto abgerechnet. Im privaten Bereich wird in der Regel 1 zusätzliche Partnerkarte ausgegeben, die auf dasselbe Konto zugreift. Bei Firmenkreditkarten können das hunderte oder auch tausende sein.

Kann die Abrechnung der Firmenkreditkarten intelligent in meine ERP Lösung (Enterprise Ressource Planning, z.B. SAP, Oracle, o.a.) integriert werden?

Ja, bei vielen Anbietern ist das vorgesehen. Deren eigene Management-Software bietet in der Regel eine Schnittstelle zu den gängigen ERPs. Wir haben diesen Punkt natürlich in unserem Vergleich berücksichtigt.

Firmenkreditkarten werden mitunter an sehr viele Nutzer ausgegeben. Wie feinkörnig kann das Management gestaltet werden?

Das geht tatsächlich bis auf die Ebene eines jeden individuellen Nutzers hinunter. Sie können Ihre Mitarbeiter auch clustern, ihnen also Gruppen und entsprechende Rechte zuweisen. So kann beispielsweise definiert werden, dass der CFO einen anderen Verfügungsrahmen bekommt als jeder Vertriebsmitarbeiter, von denen alle denselben Verfügungsrahmen haben. Sie können auch die Firmenausgaben analysieren und beispielsweise die Flugkosten als solches betrachten und ggf. nach Airline oder Flugstrecke sortieren.

Der Worst Case tritt ein und die Firma wird zahlungsunfähig. Wer kommt für die offenen Abrechnungen der Firmenkreditkarten auf?

In diesem Fall kommt es auf die jeweils getroffene Vereinbarung zwischen Organisation und Kreditkartenemittent an. Standard ist die Einzelhaftung zu Lasten der Organisation. Es kann aber auch anders verhandelt werden, zum Beispiel dass Organisation und Nutzer gesamtschuldnerisch gegenüber dem Kreditkartenemittenten haften. Das bedeutet, dass beide Parteien voll für die offenen Rechnungen der Corporate Card verantwortlich sind und der jeweilige Mitarbeiter im Falle der Zahlungsunfähigkeit seiner Organisation auf den Kosten im ersten Moment sitzen bleibt. Nachrangige Regressansprüche müssten dann natürlich an anderer Stelle diskutiert werden.

Wie sicher sind Firmenkreditkarten, gerade auch wenn sie weltweit eingesetzt werden?

Die heutigen Sicherheitsstandards und Nutzungsvorschriften gewähren einen guten bis sogar sehr guten Schutz vor Missbrauch:

• Die Akzeptanzstellen prüfen die Unterschrift oder fragen eine PIN ab.
• Online-Dienste funktionieren vielmals nur dann, wenn zusätzliche Codes eingegeben werden (z.B.: VISA Verified, MasterCard Secure Code).
• Eine Organisation kann finanzielle Limits für jede Karte festlegen, um den maximal möglichen Schaden zu begrenzen.
• Online verfügbare Managementsysteme zeigen jedem autorisierten User wann die Karte wo, wofür und mit welcher Summe belastet wurde. Schlägt etwas aus der Art, kann die Karte schnell gesperrt werden.
• Besonders komfortabel und sehr schnell sind Benachrichtigung über Umsätze per Email und/oder SMS. Wird die Karte gestohlen, muss das nicht sofort bemerkt werden und wertvolle Stunden vergehen. Sobald der Dieb die Karte einsetzt, wird der Inhaber über sein Handy informiert, bemerkt den Verlust und kann entsprechende Maßnahmen veranlassen.

Die Corporate Card ist weg. Was nun?

Keine Sorge: Wenn Sie nicht grob fahrlässig gehandelt haben, ist der maximal mögliche Schaden sehr überschaubar. Dennoch sind Sie dazu verpflichtet, umgehend Maßnahmen gegen einen Missbrauch zu ergreifen. Wir haben für Sie eine Kreditkarten-Notfall-Liste zusammengestellt, in der Sie jederzeit alle wichtigen Telefonnummern finden. Außerdem können Sie sich kostenfrei unseren Notfall-Pass als PDF herunterladen und ausdrucken. So haben Sie Ihre wichtigsten Infos im Ernstfall schnell zur Hand ist.